Microsoft Technologies Organizational Chart তৈরি করা গাইড ও নোট

Organizational Chart (অর্গানাইজেশনাল চার্ট) হল একটি গ্রাফিকাল ডায়াগ্রাম যা একটি প্রতিষ্ঠানের বা দলের কাঠামো এবং বিভিন্ন সদস্যের মধ্যে সম্পর্ক দেখানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। Microsoft Visio তে খুব সহজেই অর্গানাইজেশনাল চার্ট তৈরি করা যায়। এই চার্টটি একটি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তরের দায়িত্ব, কর্তব্য এবং সম্পর্কগুলি প্রদর্শন করতে ব্যবহৃত হয়।

Organizational Chart তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ

1. Visio ওপেন করা এবং টেমপ্লেট নির্বাচন করা

• প্রথমে, Visio সফটওয়্যারটি ওপেন করুন।
• এরপর, File মেনু থেকে New সিলেক্ট করুন।
• "Business" বিভাগে গিয়ে Organization Chart টেমপ্লেটটি নির্বাচন করুন।
• আপনি যদি একটি নতুন ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খুলতে চান, তবে Blank Drawing নির্বাচন করে পরে আপনার প্রয়োজনীয় টেমপ্লেট নির্বাচন করতে পারবেন।

2. ডায়াগ্রামে শেপ যোগ করা

• Organization Chart টেমপ্লেটটি সিলেক্ট করার পর, Shapes প্যানেলে Organization Chart Shapes শেপ স্টেনসিলটি দেখতে পাবেন।
• এই স্টেনসিলের মধ্যে Executive, Manager, Assistant, Employee ইত্যাদি শেপ থাকবে।
• আপনার Organizational Chart-এ উপযুক্ত শেপ ড্র্যাগ এবং ড্রপ করে যুক্ত করুন। সাধারণত, Top Position (যেমন CEO) এর শেপ প্রথমে ব্যবহার হয় এবং তারপর অন্য সদস্যদের যুক্ত করা হয়।

3. শেপে তথ্য যোগ করা

• প্রতিটি শেপের মধ্যে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির নাম, পদবি, যোগাযোগের তথ্য এবং দায়িত্বের বিবরণ যোগ করতে পারেন।
• শেপের মধ্যে টেক্সট যুক্ত করতে, শেপে ডাবল ক্লিক করুন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য টাইপ করুন।

4. শেপের মধ্যে সম্পর্ক সংযোগ করা

• Connector Tool ব্যবহার করে শেপগুলোর মধ্যে সম্পর্ক দেখানো যায়। সাধারণত, একটি অর্গানাইজেশনাল চার্টে সম্পর্কগুলো "প্রতিবন্ধক" বা "প্রতিবন্ধক সম্পর্ক" প্রদর্শন করতে ব্যবহৃত হয়।
• AutoConnect ফিচারটি ব্যবহার করলে শেপগুলো একে অপরের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যায়। এক শেপ থেকে অন্য শেপে একটি সংযোগকারী লাইন টেনে দিন এবং Visio আপনার জন্য সম্পর্ক গড়ে দেবে।

5. শেপের কাস্টমাইজেশন

• শেপগুলোর আকার, রঙ এবং ফন্ট কাস্টমাইজ করতে পারেন। Format ট্যাব থেকে শেপের রঙ, আকার, এবং ফন্ট পরিবর্তন করে আপনার অর্গানাইজেশনাল চার্টের দৃশ্যমানতা উন্নত করতে পারেন।
• আপনি Design ট্যাব থেকেও বিভিন্ন চার্টের স্টাইল এবং লেআউট পরিবর্তন করতে পারেন। এতে আপনার চার্টটি আরো সুন্দর এবং পেশাদারী দেখাবে।

6. নতুন শেপ বা স্তর যোগ করা

• যদি নতুন পদবি বা স্তর যুক্ত করতে চান, তবে Org Chart শেপের উপর রাইট ক্লিক করে Add Assistant বা Add Subordinate অপশন সিলেক্ট করতে পারেন।
• এভাবে, আপনি কোনো পদে সহকারী বা অধীনস্ত কর্মচারী যোগ করতে পারবেন।

7. ডায়াগ্রামটি রিভিউ করা

• একটি অর্গানাইজেশনাল চার্ট তৈরি করার পর, এটি রিভিউ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সমস্ত শেপ এবং সম্পর্ক সঠিকভাবে যুক্ত হয়েছে এবং শেপগুলোর মধ্যে প্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে।

8. চার্ট সংরক্ষণ এবং শেয়ার করা

• যখন আপনার অর্গানাইজেশনাল চার্ট প্রস্তুত হয়ে যাবে, তখন এটি File → Save As নির্বাচন করে সংরক্ষণ করুন। আপনি এটি PDF বা PNG ফরম্যাটেও এক্সপোর্ট করতে পারেন, যাতে সহজে শেয়ার করা যায়।

অতিরিক্ত টিপস

• টেমপ্লেট ব্যবহার: Visio অনেক ধরনের পূর্বনির্ধারিত Organizational Chart Templates প্রদান করে, যা শুরু করার জন্য খুবই উপকারী। এসব টেমপ্লেট থেকে আপনি সহজেই প্রাথমিক কাঠামো পেতে পারেন।
• AutoConnect ফিচার: AutoConnect ফিচারটি আপনাকে শেপগুলো সহজে যুক্ত করতে সাহায্য করে। যখন আপনি একটি শেপ টেনে এনে ড্রপ করবেন, তখন Visio স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী শেপ যোগ করতে সাহায্য করবে।
• কাস্টম ফন্ট এবং রঙ: আপনি আপনার অর্গানাইজেশনাল চার্টে কাস্টম ফন্ট এবং রঙ ব্যবহার করে এটি আরও আকর্ষণীয় এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্র্যান্ডিং অনুসারে সাজাতে পারেন।

সারাংশ

Microsoft Visio-তে Organizational Chart তৈরি করা খুবই সহজ এবং কার্যকরী একটি প্রক্রিয়া। আপনি শেপ, টেমপ্লেট, এবং সংযোগকারী টুল ব্যবহার করে স্বল্প সময়ে একটি পেশাদারী অর্গানাইজেশনাল চার্ট তৈরি করতে পারবেন। এর মাধ্যমে আপনি প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন পদ এবং সদস্যদের মধ্যে সম্পর্ক সহজেই প্রদর্শন করতে পারবেন।